Avevo 42.085 email non lette nella mia casella di posta Gmail. Era il risultato di anni di trascuratezza della mia mailbox privata: avevo già abbastanza da fare a tenere organizzata quella di lavoro con il metodo Getting Things Done e quando tornavo a casa la sera non avevo nessuna voglia di usare la stessa logica con le mie email personali e di fare pulizia.
Adesso che la mia email privata è anche la mia email di lavoro, fare ordine e pulizia è diventato necessario e il risultato è questa mini serie su come pulire la casella di posta: ci siamo cancellate da tutte le newsletter inutili usando il servizio Unroll.me e abbiamo diminuito le email di notifica dai social network a cui siamo iscritte. Ora che i messaggi in ingresso sono diminuiti molto, è il momento di organizzare la mailbox e capire cosa fare dei migliaia di messaggi mai letti.
Un po’ di logica e una checklist di messaggi da salvare
L’interfaccia di Gmail mi facilita abbastanza le cose: tutte le email di amici e contatti di lavoro sono già filtrate nel tab Principale, mentre nelle schede Social, Aggiornamenti, Promozioni e Forum ci sono solo newsletter, messaggi di notifica e promozionali. Sono partita dal presupposto che tutto ciò che è urgente e importante era già stato letto e che il grosso delle 42.085 email mai aperte non contenga informazioni importanti e si possa cestinare.
Quindi ho iniziato stilando una lista di tipi di email non personali e lavorative che mi piacerebbe comunque conservare, per varie ragioni:
- conversazioni di assistenza clienti
- comunicati stampa
- dati di iscrizione ad app e servizi
- ordini effettuati
- fatture
- sconti recenti
Per ognuna di queste tipologie ho individuato le principali parole chiave presenti nell’oggetto, in inglese e italiano (e spagnolo, nel mio caso).
Dopodiché sono andata a ripassarmi gli operatori di ricerca avanzata di Gmail: ne ho usati pochissimi, ma questo mi ha permesso di svuotare la mia mailbox in tempi record senza perdere nulla di importante. Ti racconto come ho fatto.
Filtrare le email con gli operatori di ricerca avanzata di Gmail
1. Ho deciso di lavorare sulle email non lette, quindi per prima cosa ho scritto nel campo di ricerca di Gmail: label:unread
In questo modo tutte le email già lette vengono escluse dalle operazioni di eliminazione che sto avviando.
2. Ho poi deciso di lavorare separatamente per ognuno dei punti della mia lista. Iniziamo con le email di Amazon, Privalia, Zalando, Asos, e compagnia: voglio eliminare tutti gli alert e le email promozionali e conservare solo i promemoria degli ordini. Quindi dopo la stringa label:unread aggiungo: from:Privalia (per ottenere solo le email inviate da Privalia) e poi -conferma: uso il segno meno per escludere tutte le email che contengano la parola “Conferma” nel soggetto.
Se invece di una sola parola voglio escludere un gruppo di parole, aggiungo le virgolette. Facciamo un altro esempio con Amazon:
from:Amazon (per ottenere solo le email inviate da Amazon e Amazon BuyVIP) e con il segno – seguito dalle virgolette, chiedo di escludere tutte le email che abbiano nell’oggetto le parole “il tuo ordine” (in spagnolo, “tu pedido”):
Come puoi notare, Gmail ora mi fa vedere solo le email promozionali di Amazon che pubblicizzano campagne e offerte, non quelle che contengono le conferme ai miei ordini.
3. Clicca sulla casella in alto a sinistra (contrassegnata dalla freccetta) per selezionare tutte le email. Gmail seleziona però solo le 50 email della pagina corrente, per selezionare tutte le email corrispondenti a quella ricerca clicca sulla frase contrassegnata dal riquadro, Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono alla ricerca:
4. Gmail ora ti avvisa che tutte le email sono state selezionate, non solo quelle della pagina corrente. Per eliminarle clicca sul pulsante con il simbolo del cestino (se invece vuoi annullare la selezione fatta clicca su Cancella la selezione):
Splendido! Adesso abbiamo eliminato anni di email promozionali di Privalia, ma le email non sono sparite dalla ricerca perché pur trovandosi nel Cestino sono ancora non lette, vengono da Privalia e non contengono la parola Conferma (Gmail ricerca in tutte le cartelle, Cestino compreso, a meno che non gli dici di escluderlo con un altro operatore -in:trash).
5. Per eliminarle definitivamente, vai nella cartella Cestino di Gmail:
6. Spunta il quadratino in alto per selezionare tutte le email della pagina corrente, poi clicca sul messaggio Seleziona tutte le XXX conversazioni in Cestino e infine clicca sul pulsante Elimina definitivamente:
Addio! Tutti i messaggi promozionali di Amazon, Privalia e compagnia sono spariti per sempre dalla tua mailbox.
Ho continuato così per ognuno dei punti della mia checklist: per salvare i comunicati stampa ho escluso i sintagmi “comunicato stampa” e “press release” dalla ricerca su Gmail, per i dati di iscrizione a app e servizi ho escluso le parole “welcome, benvenuto, benvenuta”, per le fatture ho escluso le parole “fattura, invoice” e così via. Io ho filtrato per mittente per eccessivo scrupolo, ma puoi anche evitare di farlo se sei sicura delle keyword che stai usando.
7. Quando ho finito, ho fatto una ricerca inversa: label:unread + le parole chiavi che avevo escluso dalla ricerca (senza il segno meno). Ho selezionato tutte le email della ricerca e stavolta invece di eliminarle ho cliccato sul pulsante Segna come già letto. In questo modo tutte le ricevute degli ordini, le fatture, i comunicati stampa e tutto quello che volevo conservare è salvo!
Filtrare le email precedenti agli ultimi due mesi
A questo punto sul mio Gmail restavano oltre 2.000 messaggi non letti. Che farne? Ora, se qualcuno ha bisogno di qualcosa da te e ti manda un’email urgente o importante, o tu l’hai individuata nel caos della tua email e l’hai già letta (e forse hai anche risposto) oppure ti è sfuggita. Se ti è sfuggita abbiamo due scenari:
- il mittente, dopo un po’ di tempo ti manda un’altra email più o meno risentita per sapere perché non hai risposto,
- il mittente si arrende.
Riflettendo un po’, ho considerato che un mese è l’intervallo massimo in cui è consentito rispondere a un’email. Facciamo due per mantenerci larghi? Ok 🙂
Quindi ho fatto un’altra ricerca sul mio Gmail: label:unread before:2015/1/1.
In questo modo cerchiamo tutti i messaggi non letti che risalgono a prima del 1 gennaio 2015. E li eliminiamo! Se c’era qualcosa di importante, gli scenari sono tre:
- hai già letto l’email
- è troppo tardi per rispondere
- se era veramente importante riceverai un’altra email (o l’hai ricevuta negli ultimi due mesi).
Per eliminare tutti i messaggi non letti precedenti al 2015, procediamo come dal punto 3. Fai un bel respiro e via, su! Dopo ti sentirai meglio.
Fatto anche questo, nella mia mailbox restavano solo poche centinaia di messaggi non letti, quelli successivi al 1 gennaio 2015. Mi sono armata di una mezz’oretta di pazienza e li ho scorsi tutti, per assicurarmi di non cancellare nulla di importante, rispondere a chi non avevo ancora risposto e conservare eventuali sconti non ancora scaduti.
Per finire, ho aperto la cartella Bozze e ho eliminato i 25 vecchi messaggi che non avevo mai completato o avevo dimenticato di inviare.
E voilà, mailbox pulita! Certo, non ancora organizzata… Ma questa è un’altra storia che se ti racconterò prossimamente.
Tu hai qualche trucco per pulire o mantenere pulita la tua casella di posta? Condividilo con un commento!
